Des délais de conservation très variables Pour les dossiers établis par les médecins de ville, il n'existe aucun texte fixant une durée de conservation. On conseille en général de les garder 30 ans à compter du dernier acte effectué. Le règlement des archives hospitalières prévoit pour sa part des durées de conservation selon l'affection ou la discipline considérée. La durée " normale " est de 20 ans, mais pour certaines disciplines - pédiatrie, stomatologie, rhumatologie, neurologie - la conservation peut aller jusqu'à 70 ans. Et si la durée en anatomo-pathologie est limitée à 10 ans (pour les blocs et les lames), celle des dossiers de maladies héréditaires et génétiques est illimitée ! Quant aux dossiers de pharmacovigilance, matériovigilance et hémovigilance, ils doivent être conservés pendant 40 ans, de même que les éléments de la traçabilité transfusionnelle.

Transmission du dossier : des conditions bien précises La transmission du dossier médical d'un parent décédé ne peut se faire que sous certaines conditions. Il faut que le médecin n'ait pas eu connaissance de l'existence possible d'un litige entre les ayants droit du parent décédé ; que la personne décédée n'ait pas exprimé formellement, de son vivant, son opposition à une telle communication et que son médecin traitant n'ait pas eu connaissance d'une telle volonté de sa part ; que le médecin traitant n'estime pas cette communication impossible au vu des secrets dont il est le dépositaire ; que l'information ne concerne pas un tiers qui doit être protégé. Enfin, que le demandeur établisse sa qualité d'ayant droit.

Cessation d'activité
Comment gérer les dossiers médicaux ?

Le devenir des dossiers médicaux d'un médecin qui cesse ses activités provoque souvent des interrogations de la part du praticien mais aussi de ses patients. Dans un récent rapport, l'Ordre analyse le problème, rappelle les obligations déontologiques en la matière et évoque les différentes solutions. Indispensables... en attendant l'ère des données médicales et du dossier virtuel.

Qu'elle soit consécutive à sa retraite, à une indisponibilité (maladie, invalidité, article L. 460 du Code de santé publique), à une radiation, à un changement d'activité ou à un décès, la cessation d'activité d'un médecin ne doit en aucune manière altérer la communication des éléments transmissibles du dossier médical. Cela, dans l'intérêt des patients ou de leurs ayants droit. Cette disposition permet en effet d'assurer la continuité des soins. Elle permet également aux patients d'exercer leur libre choix pour désigner un autre praticien.

Garder les éléments indispensables à la continuité des soins
Secret professionnel et confidentialité, continuité des soins, contenu du dossier, éléments de preuve en responsabilité et libre choix du patient constituent autant d'éléments sensibles qui justifient l'obligation de la conservation des dossiers. Ceux-ci représentent la biographie du patient à un moment de sa vie. On recommande toutefois de ne pas transmettre les notes personnelles sur le patient : notes concernant des tiers (famille, amis), son milieu de travail, sa vie sentimentale, ses maladies héréditaires ou contagieuses, bref, tout ce que le médecin aura pu comprendre ou interpréter de ses confidences.
En fait, il est conseillé de ne laisser que les éléments indispensables à la continuité des soins ou utiles pour la défense de ses droits en cas de plainte ultérieure. N'oublions pas que des actions en responsabilité civile peuvent être menées pendant trente ans (plus la durée restant à courir avant la majorité pour les enfants) !
Quant aux courriers échangés entre médecins, leur communication n'est pas systématique, exception faite des comptes-rendus radiologiques ou chirurgicaux établis par un confrère.

Le secret médical n'est pas aboli par le décès du patient
Reste que des cas particuliers peuvent se poser selon les lieux de l'exercice médical. Par exemple, dans les cabinets de groupe, le fichier ne devrait pas être commun. D'autant qu'un patient peut exiger qu'un seul médecin connaisse son dossier. Des dispositions contractuelles doivent être établies afin que la transmission d'un dossier puisse être réglée sans conflit et surtout dans l'intérêt des patients.
En cas de fermeture d'un centre de soins, la démarche est prévue par le décret du 30 mars 1992 (article R. 710-2-10 du CSP) : " Lorsqu'un établissement de santé privé ne participant pas à l'exécution du service public hospitalier cesse ses activités, les dossiers médicaux, sous réserve des tris nécessaires, peuvent faire l'objet d'un don à un service public d'archives, par voie contractuelle entre le directeur de l'établissement et l'autorité administrative compétente. "
Rappelons cependant qu'un patient peut exiger la destruction de son dossier médical de son vivant. Dans ce cas, et avant de procéder à cette exigence, le médecin devra informer celui-ci des conséquences possibles en cas de recours éventuel... et établir un procès-verbal qu'il conservera sous forme de résumé (y compris après le décès du patient). Si cette demande est faite par disposition testamentaire, elle devra être signalée aux ayants droit. La suppression des informations médicales d'un dossier effaçant à jamais la possibilité de recours en cas de litige ou de droit à indemnisation, il importe d'établir un procès-verbal de destruction de dossier, PV éventuellement communiqué aux ayants droit. Bien entendu, le secret professionnel n'est pas aboli après le décès du patient. Il est donc indispensable et prudent de préserver vis-à-vis de la famille et des proches les secrets les plus intimes du patient décédé et tout élément diagnostique susceptible de nuire à sa mémoire (1).

En cas de cessation transitoire ou définitive...
Différentes situations peuvent se présenter : les démarches à suivre varient alors sensiblement.
Ainsi, lorsqu'un médecin cesse son activité de façon transitoire, il lui incombe d'informer sa clientèle sur la durée de son indisponibilité et de donner les coordonnées de son remplaçant. Ceci peut être fait sous forme d'information publique (annonce dans la presse locale (2)) et au cabinet médical. Les dossiers médicaux demeurent à la disposition du remplaçant ou du médecin choisi par tout patient qui en fait la demande. Lorsqu'un médecin cesse définitivement son activité, il doit donner les coordonnées du successeur éventuel ou celles d'un médecin installé dans la commune - avec son accord ou, mieux, par contrat. Les modalités d'information sont les mêmes que précédemment, mais une lettre personnelle à la clientèle est conseillée (3) : les patients peuvent ainsi prévoir la demande de transfert de leur dossier, en précisant les coordonnées du médecin de leur choix. Le médecin assure la répartition des dossiers entre son successeur et les autres médecins désignés.
Mais si aucun médecin n'est prévu pour assurer la continuité des soins, le médecin en cessation définitive d'activité doit impérativement conserver les dossiers médicaux de ses patients. Cela, de façon à pouvoir répondre à toute sollicitation ultérieure d'un patient désirant que son dossier soit transmis à un praticien désigné.

Le rôle de la famille
En cas de décès ou d'indisponibilité brutale (maladie, hospitalisation), il est souhaitable que la famille du médecin informe la clientèle (par une lettre personnalisée, si possible, et annonce dans la presse locale (4)) des conditions de continuité de l'activité du cabinet. Elle précisera, conformément aux termes prévus dans le contrat de cession, que les dossiers des patients sont mis à la disposition du médecin " successeur ". Lequel s'engage à transmettre, le cas échéant et sans délai, le dossier de tout patient qui en ferait la demande, au médecin désigné par ce dernier (art. 6 du code de déontologie).
Il arrive cependant qu'il n'y ait pas de présentation à la clientèle, soit que la famille ait quitté les lieux ou refuse de se charger de la garde des dossiers, soit que le médecin décédé ou hospitalisé (psychiatrie) n'ait pas d'héritiers. Il n'en demeure pas moins que les dossiers médicaux doivent impérativement être protégés contre toute indiscrétion à l'égard de tiers non médecins, y compris la famille, et qu'ils ne sauraient être transmis à qui que ce soit sans le consentement des patients.

Le conseil départemental, intermédiaire obligé
Qu'en faire lorsqu'il est impossible de les confier à un service public départemental d'archives, lequel n'est pas tenu de recevoir des archives médicales (puisqu'il s'agit d'archives privées) ? Dans ce cas, relativement exceptionnel, le conseil départemental de l'Ordre des médecins reste l'intermédiaire obligé. Par souci de l'intérêt public et du respect de la confidentialité des données nominatives, il va gérer toute demande de transmission de dossier au médecin désigné par un patient. Garant de la déontologie et de la solidarité confraternelle, c'est à lui, en effet, qu'incombe la responsabilité d'assurer le relais (art. 45 du CDM) et, dans les situations de crise, de savoir épauler les médecins et leurs familles.
1. Article 35 du CDM.
2. Article 82 du CDM, après avis du conseil départemental.
3 et 4. Après avis du conseil départemental.

Dr Jean Pouillard

Quelques textes de référence " La communication du dossier médical intervient, sur la demande de la personne qui est ou a été hospitalisée ou de son représentant légal, ou de ses ayants droit en cas de décès, par l'intermédiaire d'un praticien qu'il désigne à cet effet. " (art. R. 710-2-2 du Code de santé publique). " Le médecin doit tenir pour chaque patient une fiche d'observation qui lui est personnelle ; cette fiche est confidentielle et comporte les éléments actualisés, nécessaires aux décisions diagnostiques et thérapeutiques. Dans tous les cas, ces documents sont conservés sous la responsabilité du médecin. Tout médecin doit, à la demande du patient ou avec son consentement, transmettre aux médecins qui participent à sa prise en charge ou à ceux qu'il entend consulter les informations et documents utiles à la continuité des soins. Il en va de même lorsque le patient porte son choix sur un autre médecin traitant. " (art. 45 du Code de déontologie médicale). " Lorsque la loi prévoit qu'un patient peut avoir accès à son dossier par l'intermédiaire d'un médecin, celui-ci doit remplir cette mission d'intermédiaire en tenant compte des seuls intérêts du patient et se récuser si les siens sont en jeu. " (art. 46 du CDM). " Sous réserve des dispositions applicables aux établissements de santé, les dossiers médicaux sont conservés sous la responsabilité du médecin qui les a établis ". (art. 96 du CDM).

Le dossier informatisé : la solution de la virtualité L'informatisation des données médicales devrait aboutir, à plus ou moins brève échéance, à une situation qui rendra caduc le problème du devenir des dossiers médicaux. En fait, lorsque la nouvelle loi sur les droits des patients sera adoptée, deux cas de figure pourront se présenter. Dans le cas des réseaux, pour une pathologie ou une région donnée, une équipe de médecins pourra se mettre d'accord pour créer des dossiers uniques, permettant de regrouper toutes les données médicales pour faciliter l'étude d'une maladie. Mais en médecine de ville, il est à peu près certain que d'ici quelques années, le dossier médical tel que nous le connaissons aujourd'hui n'existera plus. Il sera remplacé par un dossier virtuel qui, à l'exception des notes personnelles du médecin, sera la propriété du patient. Ce dernier en sera donc le gestionnaire, par le biais de sa carte de santé. Aussi la solution de l'avenir passera-t-elle sans doute par des banques de données intermédiaires : elles assureront la gestion des données médicales et en garantiront la confidentialité aux deux parties, patients et médecins. Toutefois, pour éviter tout risque de faire naître un " big brother " qui serait tenté de mettre la main sur l'ensemble de ces données, il semble important qu'il n'y ait pas un seul mais un vaste choix de ces " infomé-diaires ". Chacun pourrait choisir le sien. Dr André Chassort

Bulletin de l'Ordre des Médecins - Novembre 2000